Entendiendo los roles de Credoffice

Credoffice permite configurar diferentes escenarios de acreditación adaptándose a las necesidades de seguridad y flexibilidad del evento. Para ello define 3 Roles con distinta participación y capacidades en el proceso de acreditación.

se trata de la persona que debe acreditarse para acceder al evento y poseedor del pase. Este rol tiene restringidos todos los permisos sobre el sistema y básicamente puede acceder a su ficha con el fin de editarla y descargarse su acreditación en el móvil o en el correo electrónico.

La persona con este rol debe adquirir un usuario de la plataforma para poder acceder a ella. Es el responsable de acreditar a varios Rol Asistente y tiene acceso a todos los datos de sus asistentes, pudiendo solicitar a los mismos que rellenen su ficha. El objeto de este rol es dotar a los responsables de cada empresa que tenga que acreditar a varias personas de la capacidad de autogestionar sus acreditados, concentrando el número de usuarios que pueden acceder al sistema y facilitándole así el control por parte del Rol Administrador.

Es el rol superior que controla todo el proceso, asignando usuarios al Rol Responsable Acreditación, y validando todas las acreditaciones. Dispone de acceso a todas las funciones de configuración del sistema .

Operaciones básicas del Rol Asitente

Para poder acceder a tu ficha de datos deberá ser el Rol Responsable Acreditación quien te de permisos para ello. Será este rol o el Administrador quien te podrá enviar un enlace a tu correo con el acceso directo a tu formulario de datos.

Una vez que hayas podido acceder a tu formulario de datos, podrás descargarte tu acreditación. Esta acción, además de descargarte en el móvil el código QR de tu acreditación, te enviará un correo con la acreditación lista para imprimir.

Operaciones básicas del Rol Responsable

Para comenzar a acreditarte en el sistema como Responsable de un colectivo que necesite acceder al recinto necesitas adquirir un usuario que te de permisos para poder auto gestionarte tu lista de acreditados. Para ello desde la página principal de la web deberás ir a Crear una cuenta

Desde la consola web podrás realizar todas las operaciones necesarias para gestionar tus personas acreditadas para el evento activado. Para ello deberás logarte en el sistema previamente con los datos de acceso que te habrá confirmado el administrador del proceso de acreditación.

Una de las operaciones que se puede realizar desde la consola web es llevar un control de a qué asistentes se ha enviado la acreditación electrónica. Se podrá enviar a una única persona o de forma masiva a todos los acreditados de la lista. Existe un campo llamado Notificado en el que se indicará si el asistente ha confirmado desde su gestor de correo la recepción de su acreditación.

Operaciones básicas del Rol Administrador

Todas las operaciones de administración del proceso de acreditación podrán realizarse desde:

  • Aplicación de Escritorio de Windows: aplicación descargable desde la web desde donde se podrán realizar todas las tareas de administración.

  • Aplicación Web: se trata del mismo entorno que utilizarán el Rol Responsable y el Rol Asistente, pero con acceso a todas las fichas de acreditaciones y con capacidad de realizar otras tareas propias de administración. Desde esta consola solo se podrán realizar tareas básicas de administración.

Una de las funciones de los administradores del sistema de acreditación será el controlar y gestionar los usuarios que tienen acceso al sistema. Para ello dispondrá de una pantalla dedicada para esta labor, desde donde podrá editar los datos de los usuarios o validar las solicitudes que se registren en la web.

Desde la Consola de la Oficina de Acreditación podrás realizar todas las tareas necesarias para controlar el proceso. Accede desde la barra de herramientas principal, y en la pestaña Acreditaciones podrás gestionar la lista de asistentes al evento. Desde el botón Filtros podrás activar los filtros necesarios para insertar el nuevo acreditado en el evento adecuado, para el usuario concreto y en el tipo de pase que corresponda.

Como no es lo mismo acreditar a un deportista que a un invitado vip, y no todos los eventos necesitan los mismos datos, Credoffice te permite definir todos los Tipos de Pase que necesites. Un Tipo de Pase es básicamente una agrupación de campos que se asigna a la acreditación, permitiendo pedir distintos datos a cada colectivo.

Durante el evento es posible que haya que distribuir el acceso de las personas acreditadas por las distintas puertas de acceso al recinto, o simplemente los días y horas en los que se permite acceder a cada colectivo. Credoffice te permite crear Perfiles de Acceso, los cuales definen las puertas, días y horas dentro del día, que está permitido acceder al pase con dicho perfil asignado. También es posible asignarle una caducidad al pase, definiendo, por ejemplo, los usos o días permitidos del mismo.

Realiza el control de accesos de las acreditaciones durante el evento con el terminal interactivo incluido en Credoffice. Conéctale cualquier tipo de lector o simplemente utiliza el buscador indexado de acreditaciones para realizar el fichaje. Su función Historial de Movimientos te permitirá llevar la traza de una acreditación durante el evento, y saber, por ejemplo, en qué sala se encuentra dicho acreditado. Cada terminal se configura con un número de terminal que a su vez indica la puerta en la que se encuentra.

Puedes obligar a los solicitantes de acreditaciones a que rellenen determinados campos del formulario. Para ello sencillamente marca la casilla Campo Obligatorio en la configuración del dato desde la consola de administración.

Tienes disponibles en la Consola de Administración una serie de parámetros que te permitirán personalizar el formulario a las necesidades de tu evento.

Aprende cómo personalizar tu formulario de inscripción online aquí

Si ya dispones de tu lista de acreditados en Excel, puedes acelerar el proceso de inscripción online importando dicha lista utilizando el Importador de Acreditaciones incorporado a la consola de administración.

Aprende cómo importar tu lista de asistentes desde Excel

Desde la web o desde la aplicación de escritorio podrás realizar la distribución de las acreditaciones por correo electrónico a los asistentes al evento, pudiendo llevar un control de fechas de envío y confirmación de la recepción.

Aprende cómo realizar una distribución efectiva de las acreditaciones a los asistentes.

Mediante el Configurador de Tipos de Acreditación podrás personalizar al detalle el proceso de acreditación de cada colectivo, configurando su lista de datos a solicitar o adaptando el formulario web de acreditación a sus necesidades.

Aprende a utilizar el Configurador de Tipos de Acreditación .